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7 Estratégias Para Simplificar as Organizações » Mexxer

Imagem de Flickr/dagnyg

Um dos maiores dilemas do atual mundo empresarial encontra-se na descoberta da fórmula para desagregar-se de toda a complexidade que se vai gerando, dia após dia, nos seus processos e metodologias.

A lógica é simples: o cérebro humano é a matéria mais complexa alguma vez conhecida. Tão complexa que nem nós o compreendemos. Não na sua plenitude. Com um número crescente de cérebros, as organizações tornam-se mais complexas. Os egos lançam achas para a fogueira. O mundo transformar-se num maranhado de sub-tarefas, sub-sub-tarefas, micro tarefas, nano metas, pico passos, até à conclusão de determinado processo. Porém, o objetivo é simplificar as organizações. Algumas parecem não querer.

A realidade é dura: o que serve a um não serve ao outro; quando alguém está bem, outros estão mal. Assim se desenvolvem processos que tentam agradar ao máximo número possível de colaboradores. À primeira vista, parece uma atitude positiva. Falando de produtividade e eficiência, é a pior coisa que pode acontecer.

São reuniões onde se debatem assuntos relacionados com duas pessoas mas estão dez pessoas presentes. São e-mails referentes a uma tarefa designada para um colaborador, mas vão outros dez colaboradores agarrados à mesma. É um papel que precisa de assinatura, mas até lá  tem que passar por cinco pessoas diferentes.

Ron Ashkenas e Lisa Bodell, diretamente para a HBR, dão a receita com sete práticas que têm como objetivo não só alertar para a possibilidade de estar mergulhado num mundo de processos complexos mas também fornecer um bom ponto de partida para a simplificação.

1. Limpe o mato.

O ponto de partido mais fácil para a simplificação é livrar-se de regras estúpidas e atividades de baixo valor, altos desperdiçadores de tempo, que existem em abundância na maioria das organizações. Olhe, por exemplo, para o número de pessoas que precisam de rever e assinar um relatório de despesas ou pequenas compras, ou quantas vezes um conjunto de slides necessita ser visto antes e ser apresentado. Se conseguir simplificar algumas tarefas simples, irá criar uma capacidade superior de se concentrar noutras oportunidades de simplificação.

2. Use uma perspetiva de fora para dentro.

A simplificação deve ser impulsionada pela necessidade de agregar valor aos seus clientes, internos ou externos. Assim, um passo fundamental no processo é esclarecer de forma proativa o que os seus clientes (internos ou externos) realmente querem e o que pode fazer para torná-los mais bem sucedidos. Um gerente, por exemplo, levou a sua equipa a visitar um cliente para que as pessoas pudessem ver como o seu produto foi realmente utilizado, o que lhes deu ideias sobre como melhorá-lo.

3. Priorizar, priorizar, priorizar.

Uma das chaves para a simplificação é descobrir o que é realmente importante (e o que não é), e reavaliar continuamente a lista de prioridades assim que são adicionadas coisas novas.

4. Siga o caminho mais curto daqui até ali.

Uma vez que se torne claro que está a trabalhar nas coisas certas, é essencial erradicar as etapas extra nos processos principais. Onde estão os ciclos estranhos, redundâncias e oportunidades para tornar os nossos processos tão pequenos quanto possível?

5. Deixe de ser tão bom.

Um dos padrões que causa ou agrava a complexidade é a tendência de não falar sobre más práticas. Isto é particularmente verdade quando as pessoas hesitam em desafiar os mais experientes que, sem querer, causam complexidade através de má gestão de reuniões, atribuição de tarefas pouco clara, e-mails desnecessários, excesso de análise, ou outros maus hábitos. Para contrariar esta tendência, use um feedback construtivo e de conflito para manter os seus colegas (e você mesmo) honestos sobre comportamentos pessoais que possam causar complexidade.

6. Reduza os níveis e aumente as extremidades.

Outra fonte de complexidade é a tendência estrutural para adicionar camadas de gestão, o que muitas vezes leva a que os gestores supervisionem uma ou duas pessoas. Quando isso acontece, os gestores sentem-se compelidos a agregar valor ao questionar tudo o que os seus subordinados estão a fazer, o que aumenta o trabalho e reduz a moral. Para reduzir esse tipo de complexidade e ficar longe da microgestão, dê uma espreitadela na estrutura periódica da organização e encontre formas de reduzir os níveis e gestão e aumente as extremidades de controlo.

7. Não deixe que as ervas daninhas voltem a crescer.

Finalmente, lembre-se que a complexidade é como uma erva daninha no jardim, que pode sempre voltar a crescer. Sempre que sentir que tem os problemas resolvidos, volte a percorrer a lista, do passo 1 ao 6, vezes sem conta.

Nas organizações globais e altamente digitais, a complexidade é um obstáculo cada vez maior sobre a produtividade e satisfação no trabalho. Os gestores precisam de desenvolver a simplificação como uma capacidade de liderança e um componente crítico da estratégia de negócios. Esperemos que estas medidas o ajudem a começar.

Lista de estratégias originalmente publicada na HBR.

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